個人番号を安全に収集・保管できる、簡単すぎる方法

5分で読める！個人番号運用のお悩み解消！！

悩ましき個人番号の保管

さて、マイナンバー制度、もうすぐはじまりますね。
マイナンバー制度についての基本的事項は、過去記事を参照もしくはご自身でお調べいただくとして。
⇒いよいよはじまる『マイナンバー』パート1
⇒いよいよはじまる『マイナンバー』パート2
⇒知らなかったじゃ済まされない。マイナンバー制度 恐怖の罰則規定。

ご存知の通り、従業員や報酬支払先の個人番号は、特定個人情報として非常に厳しい管理体制が求められています。
知らなかったじゃ済まされない。マイナンバー制度 恐怖の罰則規定。
にもあるように、管理が杜撰すぎると最悪刑事罰を食らうこともあります。
誰でも簡単に閲覧できる状態ではマズイのです。
企業には、個人番号の漏えいや盗用、不正利用、その他目的外利用などを徹底的に防止する管理体制が求められるのです。

めっちゃめっっっっちゃ重要な機密文書を
「あ、これ管理してや。その代わり漏らしたり紛失したり不正利用したらお前懲役な。罰金な。ほなよろしく～」
といきなりヒョイっと渡されるようなもんでしょう。多分。
そんな重要なものを突然渡されたら、誰だって少し不安ですよね。

もう一個例えが浮かびました。
見知らぬ男にいきなり拳銃渡されて、
「しばらく持っといて。絶対誰にも言うなよ・・わかってるな？」
と言われるドキドキ感でしょうか。(映画Godfather PART2参照)(映画Goodfellas参照)

まあそれは置いといて、そんなデリケートな特定個人情報を「お前が責任持って管理しろ。」と渡されたら、やっぱり安全なところに保管したいですよね。
上記の例でいえば、金庫にロックをかけて、金庫を安全な場所に置いて保管しますよね。
マイナンバー制度においても、個人番号を金庫みたいなところに置いて、金庫も安全な場所に隠したいですよね。

そこで！マイナンバー収集・保管サービスの出番ですよ。
ミモザの商品としては、OBC・応研が両社ほとんど同じサービスを行っています。
◆OBC：OMSS+ マイナンバー収集・保管サービス
◆応研：大臣マイナンバー収集・保管サービス

マイナンバー収集・保管サービス概要

個人番号の収集と保管の業務負担を減らし、漏えい等へのセキュリティも確保できるクラウドサービスです。
社内に個人番号を保管している場合に想定される、ウイルスの感染や外部からの攻撃による漏えいやデータ破損などのリスク、社内セキュリティのメンテナンスコスト等からも解放されます。

個人番号の収集が簡単

まず、従業員全員に個人番号提供依頼のメールを送ります。
従業員は各々、メールからクラウド上にアクセス。
個人番号と本人確認書類を、写メ等画像データでクラウド上にアップロード提出します。
人事労務担当者がクラウド上に提出されたデータで各従業員の本人確認を承認すればおしまい。
スマホやタブレットなどで、時間・場所を選ばず従業員自身が個人番号を提出するので、番号収集と本人確認の手間がかかりません。。

鉄壁のセキュリティ

個人番号は暗号化され、セキュアな国内データセンターに保管されます。
さらに、クラウドにアクセスするにはIDパスワード認証、ワンタイムパスワード認証(使い捨てパスワード発行)、電子証明書認証(許可された端末のみアクセス可)の3つのアクセス認証が課されます。
さらに、データはSSL暗号化通信でやり取りされます。
鉄壁のセキュリティで、漏えいや不正アクセスへの対策も万全です。

業務ソフトと連動

個人番号は、帳票印刷など個人番号利用の必要がある時のみ、クラウド上で自動照会されて利用できます。
操作ログも残るため、不正利用の監視もできます。
OBCのマイナンバー収集・保管サービスの場合、クラウド上の個人番号をCSVダウンロードすることで、
他社ソフトでも利用できます。

マイナンバー収集・保管サービスのお見積り

正直、このサービスはいいことづくめなんじゃないかと思います。
OBC、その他応研以外の業務ソフトをご利用の方はOMSS+ マイナンバー収集・保管サービス
応研ソフトをご利用の方は大臣マイナンバー収集・保管サービス

をそれぞれおすすめします。

マイナンバー収集・保管サービスのご注文は、お見積りによる個別対応となっております。
お見積り、お問合せの際は管理対象従業員数をお知らせください。
従業員の扶養家族や、外部報酬支払先の個人事業主もマイナンバー保管対象となるため、お知らせいただく人数より少々多めに見積もります。
⇒OBC OMSS+ マイナンバー収集・保管サービスお見積り

※応研マインバー収集・保管サービスは、8月上旬以降のお見積りとなります。
※PCAもマイナンバー収集サービスを予定しています。現在ミモザのPCAショップに掲載する案内ページを制作中です。

マイナンバー制度によって、人事労務担当者の負担は大きく増えるものと予想されます。
また、制度への対応に投資することで、直接売上や利益に直結する企業もほとんどないでしょう。
それならば、マイナンバー制度による業務負担を少しでも減らしつつも、安心して営業活動に集中できる環境作りに投資するのも建設的かと思います。
マイナンバー収集・保管サービス、おすすめです！