帳簿書類の保存

梅雨が明けたとたんに気温３５度以上の日が続き、熱中症対策が盛んに言われる季節となりました。
３月の個人確定申告が終わったり、３月決算法人の申告が５月に終わったりしますと、顧問先様から「新しい事業年度へ帳面も移すが、終了した年度の帳面はどれだけの期間保存しておけば良いのか？」との質問があります。
会計帳簿書類もかさ張り、整理や廃棄したいとの要望もありますので、今月は帳簿書類の保存についてご説明をいたします。

１．帳簿書類

「帳簿」には総勘定元帳、仕訳帳、現金出納帳、売掛金元帳、買掛金元帳、固定資産台帳、売上帳、仕入帳などがあります。
「書類」には決算関係書類（貸借対照表や損益計算書）、棚卸表、注文書、見積書、領収書、預金通帳、請求書などがあります。

２．法人の保存期間は７年

法人は確定申告書の提出期限（３月３１日決算法人なら５月３１日）から
７年間、帳簿書類を保存しなければなりません。

昨今は会計ソフトを利用されている所が大半ですが、帳簿書類の保存方法は、紙による保存が原則ですので、決算が終わって次年度の更新をかけた後は、前期の総勘定元帳や仕訳日記帳をプリントアウトしてファイリングしておかないといけません。

３．個人事業者の保存期間は７年と５年

所得税法上、青色申告者は「帳簿書類」については７年間の保存が義務付けられていますが、注文書、見積書等の一定のものは５年間となっています。

又、白色申告者については、今までは義務付けられていなかったのですが、税制改正により、平成２６年１月からは日々の取引の記帳と帳簿書類の保存が必要となりました。白色申告者には「帳簿」について７年間、「書類」について５年間の保存義務が付けられました。

４．電子データによる保存

経理の仕事もペーパーレス化が進んでいますので、当然、税務関係の帳簿書類の保存もデータ（電磁的記録）による保存方法も認められています。適用を受ける為には「国税関係帳簿の電磁的記録等による保存等の承認申請書」を、電子データ保存を開始する３ヶ月前までに、所轄税務署長等へ提出しなければなりません。電子データの保存期間も上記の保存期間と同じです。 但し、会計ソフトを使った電子帳簿の記録、保存にあたっては、電磁的記録の訂正、加除履歴の確保、検索機能の確保等の詳細な要件が定められています。

つまり、作成した振替伝票などを遡って訂正した場合には、その履歴が残るように会計ソフトを設定しておかなければなりません。